d.velop AG / d.velop documents (ehemals d.3ecm)

 cloudbasiertes d.velop documents für 45 User
 alphaflow | Vertragsmanagement für 17 Nutzer

Bei Industrie-Prozessen, der Chemie, dem Schiffbau, dem Großanlagenbau oder in der Gebäudetechnik: Seit mehr als 60 Jahren ist ARI der kompetente Partner für Regeln – Absperren – Sichern – Ableiten von flüssigen oder gasförmigen Medien. An drei Standorten – ausschließlich in Deutschland – produziert ARI Qualitätsschwerarmaturen nach modernsten Standards.

1950 gegründet ist die inhabergeführte ARI-Gruppe heute mit mehr als 800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern international erfolgreich. Dreizehn eigene Vertriebstöchter in England, Dänemark, Frankreich, Österreich, Spanien, Italien, den USA, China, Malaysia, Singapur, Indien, Russland, Vereinigte Arabische Emirate sowie weitere Vertriebspartner in mehr als 50 Ländern weltweit bieten Ihnen ARI-Service rund um den Globus.

Projektinhalte und -ziele
Nach einem intensiven Anbieterauswahlverfahren fiel die globale und somit strategische Entscheidung der Umsetzung der Digitalisierungsstrategie für d.velop AG mit der ECM Suite d.3ecm, da sowohl die Bedürfnisse der Produktionsprozesse als auch sämtliche nicht produktionsrelevanten Prozesse durch die ECM Suite d.3ecm abgedeckt wurden.

d.3ecm soll bewusst als zentrale Informationsplattform etabliert werden um aufbewahrungspflichtige Dokumente aus dem führenden ERP System Infor:LN, MS-Outlook und Office Umgebungen abzulegen und über ein digitales Akten Management und einfaches „suchen & finden“ nutzbar zu machen.
Ein wichtiges Moment in der Entscheidung ist der Einsatz einer integrierten BPM | Workflow Suite, deren erstes Umsetzungsprojekt die Optimierung der Erfassung der Kreditorenrechnungen und der anschließende Prüfungs- und Freigabeprozess sein soll.

Die Umsetzung und Betrieb der Lösung erfolgt auf virtualisierten Umgebungen. Die Speicherung der Daten und Dokumente aus den Business Anforderungen Compliance und Non-Compliance erfolgen mittels FAST LTA Silent Cube Systemen mit 8 TB Speicherkapazität in redundanten Abschnitten in 19“ Technik.
Einen hohen Stellungwert hat die Integration in die Konzernanwendungen Infor:LN und die Microsoft Produktlinien.

Während Winkhaus die bestehende JD Edwards ERP-Lösung durch SAP R/3 ersetzte, fand die Dokumentenablage temporär auf Basis des SAP Content Servers statt. Nach der erfolgreichen Umstellung auf SAP sollte die Dokumentenablage in der Weise ausgebaut werden, dass eine automatische Erfassung und Weiterleitung von Eingangsrechnungen, die Archivierung von SAP-Ausgangsbelegen und der Aufbau eines unternehmensweiten Vertragsmanagementsystems sichergestellt ist.

Im Vorfeld ihrer Produktentscheidung identifizierte die Winkhaus Data zunächst mit Unterstützung eines Beraters die exakten Ziele einer DMS-Einführung. Daraus entstand eine Ausschreibungsvorlage. Das künftige System solltedemnach zunächst Rechnungen automatisch erfassen und sie in den SAP Freigabeworkflow integrieren können. Ferner sollten Verträge und E-Mails sowie SAP-Ausgangsbelege
und -tabellen elektronisch archiviert und verwaltet werden. Die SAP-Datenbanken der Winkhaus Data wuchsen in den letzten Jahren immer stärker an. Ihr Volumen sollte per Auslagerung von Daten über den SAP Archivlink wieder auf ein Maß reduziert werden, das ausreichende Performance und Handhabbarkeit gewährleistet.
Im Juli 2008 präsentierte die d.velop AG ihre Lösung dem Kunden und erhielt im September den Auftrag zur Implementierung. Noch vor Weihnachten lief die Rechnung über die Lösung; nach drei Monaten waren bereits über 10.000 Rechnungen im System. Dort in der Buchhaltung durchlaufen alle gescannten Rechnungen den Rechnungsleser. Dieser extrahiert die Informationen im Rechnungskopf, validiert sie gegen die SAPStammdaten und gibt die XML-Datensätze samt gescannter Rechnung im TIF-Format direkt an SAP weiter. Nach gegebenenfalls notwendiger Korrektur eines falsch ausgelesenen Images startet dann das Herzstück der Lösung, der von d.velop implementierte Freigabeworkflow maxflow auf Basis des SAP Business Workflow. Etwa 250 Eingangsrechnungen verzeichnet Winkhaus täglich, davon sind rund zwei Drittel bestellbezogene MM-Rechnungen. Es bleiben gut 80 Rechnungen, ohne Bestellbezug, die täglich komplett durch den SAP-Workflow gehen. Rechnungen mit Bestellbezug werden nur dann manuell weiterbearbeitet, wenn es in irgendeiner Form Differenzen gibt.
Das Thema Vertragsmanagement ist beim Unternehmensjuristen Torben Schmeink angesiedelt, der alle Vertragsdokumente von Winkhaus erstellt und verwaltet. Parallel zum täglichen Geschäft digitalisiert und attributiert er seit Anfang 2009 das Vertragswerk des Unternehmens und legt die Kreditorenlieferverträge, Rahmen-, Sponsoren-und Geschäftsführungsverträge im d.3 repository ab.

Weiterführende Informationen können dem beigefügten Referenzbericht entnommen werden.

Siehe beigefügter Fachartikel/ Success Story

Bei dem Bayerisches Rotes Kreuz arbeiten rund 1.500 d.3-User an der Landesgeschäftsstelle, 5 Bezirksverbände, 73 Kreisverbände und zahlreiche Einrichtungen wie Kindergärten, Seniorenheime und sonstige humanitäre Einrichtungen aktiv mit dem DMS-System. Die d.3 Einführung umfasste die Workflow-basierter Eingangsrechnungsprüfung dezentral eingehender Rechnungen und Ablage im DMS mit Schnittstelle zu dem FiBu-System von Wilken-Entire. Weitere Projekte sind geplant.

Siehe anbei die Broschüre/ Success Story

Am Ende eines standardisierten Auswahlprozesses entschied man sich für die d.velop und das aus mehreren Gründen, wie Kevin Sanders, IT Sicherheitsbeauftrage der DUVENBECK Consulting GmbH & Co. KG, erklärt: “Zum einen die örtliche Nähe zur d.velop – Weil Gescher ist nun mal nicht weit von Bocholt entfernt. Zum anderen profitieren wir wirklich von der persönlichen Betreuung durch die d.velop und haben keinen Dienstleister mehr dazwischen.” Die letzten zweieinhalb Jahre zeigen, dass es eine gute Wahl war, resümiert Sanders. So konnte die Unternehmensgruppe zusammen mit d.velop bereits viele Prozesse im digitalen Umfeld realisieren. Es wurden verschiedenste Projekte erfolgreich umgesetzt und es stehen in Kürze bereits die nächsten an.

Ein hoher Serviceanspruch benötigt auch eine effiziente Unternehmensorganisation, weshalb eismann ab sofort auf eine stärkere Digitalisierung der Dokumentenprozesse setzt. Für die Auswahl des Lösungspartners wurde zunächst eine Vorauswahl im Markt vorgenommen, um sich anschließend von zwei Anbietern in Use Cases die Umsetzung der Anforderungen demonstrieren zu lassen. „Und dann sind wir bei d.3ecm gelandet“, so der CIO Oliver Freitag.

Ausschlaggebend bei der Auswahl waren seinen Worten zufolge jedoch nicht nur der Lösungsansatz und das Leistungsprofil der Lösung. „Ein wesentlicher Faktor in unserem Geschäft ist das People-Business, dies gilt auch für die Zusammenarbeit mit Lösungspartnern. Deshalb hat bei der Entscheidung eine große Rolle gespielt, dass uns die Mitarbeiter von d.velop mit ihrer Offenheit überzeugt haben und fachlich sehr präzise auf unsere Fragen eingegangen sind.“

Ausgangslage:

• Vermeidung von papierbasierten Ablagen vor dem Hintergrund der bevorstehenden Verteilung von Mitarbeitern auf 23 Standorte.


• Zusammenführung unterschiedlicher (analoger und digitaler) Ablagesysteme aus diversen Abteilungen


• Digitalisierung von Bestands-Papierakten

 

Umsatz:

• Einführung von Digitale Aktenlösungen die gesamte Organisation mit (damals) 23 Standorten


• Zentrales Vertragsmanagement


• Digitale Signatur von Dokumenten via d.velop sign

 

Ergebnisse:

• Schneller Zugriff, unabhängig vom Standort


• Digitale Prozesse über diverse Abteilungen mit Kundenbezug


• Reduzierung von Vertragskosten in Folge des Vertragsmonitorings


• Vermeidung von Papier, in Folge reduzierte Archivkapazitäten im Neubau

 

Link zum Video: https://youtu.be/eB116Cn7Li0

Das Ethianum ist eine Klinik für Plastische-Rekonstruktive, Ästhetische Chirurgie und Präventive Medizin am Universitätsklinikum Heidelberg. Mit dem d.3ecm Dokumentenmanagement System von d.velop haben die Ärzte und Mitarbeiter alle relevanten Patientendaten jederzeit direkt am Krankenbett zur Verfügung.

Die Evangelische Stiftung Alsterdorf in Hamburg arbeitet z.Z. mit rund 300 aktiven d.3-Anwenderinnen und Anwendern. Das Dokumenten-Management-System d.3 wird dort hauptsächlich in dem Bereich der Personalverwaltung genutzt. Insbesondere werden hier rund 6.500 Personalakten verwaltet. In diese Akten werden sowohl gescannte Dokumente, als auch Dokumente aus der Personalmanagement-Software Paisy abgelegt. Dokumente aus der Paisy-Software sind beispielsweise Gehaltsabrechnungen. Aktuelle wird ein Eingangsrechnungsworkflow in Kombination einer automatischen Dokumenten-Klassifizierung eingerichtet. Die manuellen Tätigkeiten bei der Erfassung der Rechnungen wird dadurch erheblich reduziert.

Siehe Success Story/ Fachartikel beigefügt

An d.3ecm schätzt man bei Fiege dessen einfache Bedienbarkeit sowie die sehr schnellen Zugriffszeiten auf Dokumente per Webclient. „Uns hat auch gefallen, dass das Produkt von den Modulen her sehr breit gefächert ist“, sagt Torsten Gronemann, Projektleiter DMS bei Fiege Deutschland, „und dass man durch die offene Schnittstellenarchitektur viele Systeme schnell und unkompliziert integrieren kann, wie wir im konkreten Fall mit dem „F-XL Monitor“ gesehen haben. Auf Draht muss auch das d.velop-Team sein, wenn es an den weiteren Ausbau des Projektes geht. Die Logistikbranche ist äußerst schnelllebig, da kann es vorkommen, dass innerhalb von Tagen ein neuer Standort mit DMS-Technologie ausgestattet werden soll – dass dies funktioniert, hat d.velop beim Anschluss der ersten vier Niederlassungen eindrucksvoll unter Beweis gestellt.“

Referenzvideo auf der Homepage d-velop.de: https://www.d-velop.de/referenzen/fingerhaus-setzt-auf-d-3ecm-von-d-velop/

Siehe beigefügte Success Story/ Fachartikel

Internationales Projekt
Technisches DMS
Umfangreiche Workflows europaweit für Investitionsanträge / Materialbeschaffung / Wareneingangsprozeduren

„d.velop ist eine von drei Säulen der Digitalisierungsstrategie der GREIWING logistics foru you GmbH.“ beschreibt Matthias Gehrigk die partnerschaftliche Zusammenarbeit der beiden Unternehmen. So wundert es nicht, dass für die nächsten Jahre viele weitere gemeinsame Projekte geplant sind. Um die Digitalisierung weiter voran zu bringen sollen bis 2020 weitere Projekte gemeinsam realisiert werden und bereits bestehende Lösungen ausgebaut werden

Siehe beigefügte Success Story/ Fachartikel

Siehe beigefügte Success-Story/ Fachartikel

- SAP automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung mit d.3
- Zentrale Dokumentenverwaltung mit d.3
- Scanning mit d.3
- E-Mail Management

Die ISTA Deutschland GmbH ist weltweit führender Spezialist für die verursachungsgerechte Erfassung von Energie- und Wasserverbrauch und dessen Abrechnung. In Verbindung mit dem selbst programmierten Abrechnungssystem werden gleich eine ganze Reihe von d.3ecm-Komponenten bei ista eingesetzt. NCI (Posteingangs)- oder Mail-Vorgänge werden prozessorientiert dem Sachbearbeiter über Workflow mit Eskalationsverfolgung vorgelegt; durch diesen wird eine konsequente Vorgangssteuerung bei der Vorbereitung der Heizkostenabrechnung aus den Dokumenten der elektronischen Liegenschaftsakte durchgeführt.

d.3 als Plattform für digitale Fahrzeugakte mit AS/400 Integration

Unterstützung durch d.3 für die Bereiche:

- Entwicklung
- Vertrieb
- Kaufmännische Bereiche
- Garantieabwicklung

Eingesetzte Systeme:

- iSeries
- Lotus Notes
- CAD
- Scanning
- Volltext
- Office Integration

Besonderheiten

- Abwicklung eines europaweiten Workflows für Garantieabwicklung

Die Informationsverarbeitung für Versicherungen GmbH (ivv) arbeitet mit rund 370 Mitarbeitern als Dienstleister in der Anwendungsentwicklung, Betrieb und Service. Insgesamt betreut die ivv damit rund 8.500 Anwender. Das Umsatzvolumen der ivv liegt bei rund 85 Millionen Euro. Das Unternehmen betreut für seine Kunden etwa 8.000 Maildatenbanken, die auf mehreren Lotus-Domino Servern lagern. Vor allem Performance-Gründe, lange Backupzeiten sowie ein explodierendes Mailaufkommen waren wesentliche Gründe dafür, ein spezifisches E-Mail-Archivierungsprojekt zu initiieren.

Bei der Auswahl einer geeigneten Lösung für das E-Mail-Management spielten neben der Bewertung von Architektur, Frontend, Handhabbarkeit, Backend und Technologie vor allem Kostenaspekte eine wesentliche Rolle. Als Lösungspartner für das Projekt hat die ivv schließlich d.velop beauftragt. Die E-Mail-Management-Lösung auf der Basis des integralen Systems d.3ecm sichert gleichzeitig die rechtssichere Verwaltung der elektronischen Korrespondenz. Sie macht die Prozesse transparenter und reduziert außerdem den Speicherbedarf des Notes-Systems bei dem Informatikdienstleister.

Die JAB JOSEF ANSTOETZ KG wurde 1946 von Josef Anstoetz in Bielefeld gegründet und ist heute mit ca. 1.300 Mitarbeiter/-innen weltweit der international führende Stoff- und Teppichverlag. In der Bielefelder Unternehmenszentrale werden zweimal jährlich „Stoffe für Wohnträume“ in aktuellen Trendkollektionen vorgestellt. Das Sortiment umfasst 3.000 Artikel mit fast 20.000 Farben.

Ein kompletter Hard- und Softwarewechsel inklusive Umstieg auf eine serverbasierte Umgebung und die Einführung von SAP R/3 war für die JAB JOSEF ANSTOETZ KG vor einigen Jahren der Anstoß, auch über die Migration des bisherigen Archivsystems auf eine moderne DMS-Lösung nachzudenken. Bis dahin nutzte das Bielefelder Unternehmen ein reines Output Management System, mit dem die Rechnungen archiviert wurden. Ziel war es, künftig auch Eingangsrechnungen
zu archivieren und bei den Ausgangsrechnungen im DMS Formulare hinterlegen zu können.

Seit Einführung der Akten- und Archivlösung von d.velop arbeiten die Mitarbeiter/ innen bei JAB ANSTOETZ schneller und effizienter. Bei der Suche nach einzelnen Eingangsrechnungen muss nur noch die Lieferantennummer eingegeben werden und schon befindet sich das gewünschte Schriftstück auf dem Bildschirm. Hinzu kommt der Platzgewinn: Allein in der Verkaufsabteilung füllten früher 15 große Aktenschränke mit Papierbelegen einen ganzen Raum.

Die Kassenärztliche Vereinigung Westfalen-Lippe, abgekürzt KVWL, vertritt die Interessen von rund 13.000 niedergelassenen Vertragsärzten und psychologischen Psychotherapeuten sowie Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeuten in Nordrhein-Westfalen – im Landesteil Westfalen-Lippe – mit Sitz in Dortmund. Die KVWL ist eine der größten von 17 Kassenärztlichen Vereinigungen in der Bundesrepublik Deutschland. Und setzt hinsichtlich digitalem Dokumentenmanagement auf die Produkte und Lösungen von d.velop.

Siehe beigefügte Presseinformation/ Success Story KGAL

Die renommierte Rechtsanwaltskanzlei KienhuisHoving aus Enschede (NL) hat sich für d.3ecm von d.velop entschieden. Bis Ende 2014 wurden bereits über 5,6 Millionen Dokumente digitalisiert, natürlich rechtskonform und in einer maßgeschneiderten Berechtigungsstruktur. Auch von unterwegs sind die Mitarbeiter der Kanzlei dank d.3 mobile auskunftsfähig. Alle Dokumente werden in digitalen Akten abgelegt, über die internes Wissens-Management spielend einfach möglich wird.

Link zum YouTube Referenzvideo:

https://youtu.be/NAd4BfLsI5c

Siehe beigefügte Success-Story/ Fachartikel

Siehe beigefügte Success Story/ Fachartikel

Die LINDA AG mit Sitz in Köln ist Eigentümerin der deutschlandweit größten und führenden Dachmarke „LINDA Apotheken“ im inhabergeführten Apothekensegment. Rund 1.100 Apotheken haben sich der Marke LINDA angeschlossen. Die LINDA AG entwickelt u. a. Marketingleistungen für ihre Mitgliedsapotheken und kooperiert mit hochkarätigen Partnern wie zum Beispiel PAYBACK und dem DFB. Über 60 Prozent der Bevölkerung kennen die Marke „LINDA Apotheken“. In der Fachbranche wurde LINDA kürzlich mit dem Pharma Marketing Award ausgezeichnet. Die Endverbraucher wählten die LINDA Apotheken auch in diesem Jahr mehrfach auf Platz eins, beispielsweise als „Service Champion“ (DIE WELT), „Fairster Apothekenverbund“ (FOCUS MONEY) und Apotheken-Kooperation mit dem „Höchsten Kundenvertrauen“ (WirtschaftsWoche).

Projektinhalte und -ziele
Nach mehreren Vorstellungen im Hause der LINDA AG hat sich das interne Projektteam für die Einführung des Dokumentenspeichersystems d.3ecm der Firma d.velop entschieden. „Mit d.velop haben wir den passenden Partner gefunden, der die notwendige Expertise mitbringt, um unseren Informationsfluss im Unternehmen noch weiter zu verbessern“, sind sich Jochen Schäfer, IT-Leiter, und Jörg Scharnickel, Kfm. Leiter der LINDA AG, einig.

d.3ecm wird als zentrales Dokumentenrepository eingesetzt und dient als Langzeitspeicher für aufbewahrungspflichtige Dokumente. Neben der Anbindung an das ERP-System SAP BusinessOne, wird die Ablage von eingehenden Eingangsrechnungen umgesetzt, sowie eine zentrale digitale Verwaltung aller Verträge angestrebt. Die Workflow-Engine der d.velop unterstützt dabei zukünftig die Beantragung von Urlaubsanträgen und hilft, die Freigabe und Prüfung von Qualitätsmanagement-Dokumenten zu vereinfachen. Für die Abteilung „Marketing und Kommunikation“ wird ein Bilder-Pool über einen zentralen Aktenplan abgebildet. Die Reporting-Funktionen des Systems sollen nachträglich genutzt werden, um Prozessoptimierungen zu identifizieren.

Der Betrieb erfolgt auf virtualisierten Umgebungen. Zur Langzeitaufbewahrung wird ein externes Medium angebunden und über Icas Iternity revisionssicher abgebildet.

„Wir freuen uns auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit der d.velop AG“, so Jörg Scharnickel vor dem Beginn des Projektes.

Lohmann & Rauscher (L&R), 1998 aus den beiden Unternehmen Lohmann (gegründet 1851) und Rauscher (gegründet 1899) entstanden, liefert vom klassischen Verbandstoff bis zum modernen Therapie- und Pflegesystem Produkte und Lösungen aus den Bereichen Medizin, Pflege und Hygiene. Kennzeichen des L&R Service und der L&R Produkte sind ihre ausgezeichnete Qualität, ihre große Funktionalität und ihre hohe therapeutische Wirksamkeit.

In den 42 Konzerngesellschaften kümmern sich weltweit über 4.300 Mitarbeiter um Forschung und Entwicklung, Produktion und Vertrieb dieser ausgereiften Produktlösungen. 2015 erwirtschaftete der Konzern einen Umsatz von 557 Mio Euro.

Projektinhalte und -ziele
Nach einem sehr intensiven Anbieterauswahlverfahren fiel die globale Entscheidung der Umsetzung der ECM Strategie auf die d.velop AG, da sowohl die Bedürfnisse der Produktionsprozesse im medizinischen Umfeld (GMP) als auch sämtliche nicht produktionsrelevanten Prozesse (Non-GMP) durch fertige vorhandene Lösungen der d.velop AG und nachweislichem Know-How bei den Entscheidungen vollumfänglich berücksichtigt wurden.

Die Umsetzung und der Betrieb der Lösung erfolgt auf virtualisierten Umgebungen. Die Speicherung der Daten und Dokumente aus den Business Anforderungen Compliance und Non-Compliance erfolgen mittels des generischen Compliance Protokolls Grau File Lock auf Basis der bestehenden IT-Infrastruktur-Strategie von L&R. Einen hohen Stellenwert hat die Integration in die Konzernanwendungen SAP, MS-Sharepoint und MS-CRM.

 d.velop documents auf Basis von Microsoft Dynamics 365 für 1.800 User
 d.velop invoices mit Anbindung Microsoft Business Central für rund 280.000 Rechnungen
bitte sehen Sie Kapitel 4.1.1. im Dokument 2022-0306_-SENEC GmbH _Lösungsbeschreibung d-velop zur Ausschreibung SENEC Einführung einer Enterprise-Content-Management Lösung

Siehe beigefügte Success Story/ Fachartikel

- Zentrale Dokumentenverwaltung
- Digitalisierung von Dokumenten
- Zentrale Verwaltung von Verträgen
- Revisionssichere Archivierung
- SAP Rechnungsworkflow

Siehe beigefügter Fachartikel/ Success Story

 d.velop documents auf Basis von Microsoft Dynamics 365 für 100 User  d.velop invoices mit Anbindung Microsoft Business Central für rund 30.000 Rechnungen

Zwar machen vor allem die sportlichen Ergebnisse das Gesicht von Fußballvereinen aus, im Hintergrund gibt es jedoch vielfältige Managementaufgaben, die ebenfalls großen Einfluss auf den Erfolg haben. Dazu gehört in professionell geführten Vereinen beispielsweise
auch das Vertragsmanagement. Dafür hatte der Revierclub eine breite Marktanalyse der unterschiedlichen Lösungsangebote durchgeführt. Aus dem Kreis der etwa 10 Anbieter wurde die d.velop AG ausgewählt; Schalke war zu diesem Zeitpunkt bereits d.3ecm-Anwender und hatte gute Erfahrungen mit diesem System gemacht. Wie alle eingesetzten d.3ecm-Lösungen wurde auch das Vertragsmanagement durch den langjährigen d.velop Partner GWS mbH realisiert.

Weiterführende Informationen können dem beigefügten Referenzbericht entnommen werden.

Die Schmitz Cargobull AG nutzt bereits seit dem Jahr 2000 d.3ecm. Die Applikation ist unternehmensweit ausgerollt und wird sowohl in der Produktion, beispielsweise zum Aufruf von Zeichnungen, als auch in der Verwaltung verwendet. Neben der Anbindung von SAP wurden viele fachliche Use Cases umgesetzt. Im Jahr 2020 hat die Schmitz Cargobull AG gemeinsam mit der d.velop ihr gesamtes System Cloud migriert. Insgesamt wurden ca. 60 Millionen Dokumente mit einer Gesamtgröße von 17 TB migriert.

Siehe beigefügte Success Story/ Fachartikel

Insbesondere im Bereich der Personalverwaltung verwenden die Stadtwerke Coesfeld die Software „Lessor“. In diesem Zusammenhang besteht für Lessor eine Cold-Strecke, bei der die darin erstellten Dokumente automatisch und strukturieret in d.3 abgelegt werden. Dieses geschieht im Hintergrund und der Anwender bekommt davon im weitesten Sinne nichts mit.

Die Stadtwerke Münster sind der regionale Energieversorger für die Stadt Münster und das Umland. Mit einer Gesamtzahl von 1100 Mitarbeitern stellen die Stadtwerke die Versorgung von Haushalten mit Strom, Gas und Wasser sicher. Bereits seit 1998 wurde bei den Stadtwerken Münster ein elektronisches Archivsystem eingesetzt. Als 2005 die Wartungsverträge für die Hardware und das Betriebssystem ausliefen und der Software-Support des Archivs durch den Hersteller gekündigt wurde, mussten die Verantwortlichen eine grundlegende Entscheidung treffen: Entweder die Umstellung des bisherigen Systems auf neue Hardware vorzunehmen oder ein völlig neues DMS- und Archiv-System zu implementieren, welches die Anforderungen aus dem Unbundling erfüllen kann.

Die Implementierung des d.3ecm-Systems bei den Stadtwerken Münster umfasste unter anderem eine elektronische Kundenakte sowie einen Workflow-Prozess für die digitale Bearbeitung der täglichen Einganspost. Die elektronische Kundenakte beinhaltet den Schriftverkehr mit dem einzelnen Kunden, alle Rechnungen und Mahnungen sowie andere kundenrelevante Dokumente. Der Eingangspost-Workflow managt die Verarbeitung der täglich per Briefpost eingehenden Dokumente. Diese werden zunächst gescannt und anhand von vordefinierten Regeln an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet. Integrierte Vertretungsregeln stellen sicher, dass die Dokumente auch bei Abwesenheit des Mitarbeiters, z.B. Urlaub, zeitnah bearbeitet werden. Auch die digitale Bauakte wurde in d.3ecm umgesetzt.

Ausgangslage:

• Manuelle, papierbasierte Prozesse in Folge eines fehlenden DMS


• Ziel: Den digitalen Arbeitsplatz auf Basis d.velop documents realisieren.


• Jeder Mitarbeiter soll auf eigene Vorgangsake zugreifen können

Umsetzung:

• Fortlaufende, iterative Umsetzung von Projekten, sowohl vertikal als auch horizontal:


• DMS-Akten für Kunden, Hausanschluss, Entsorgung, Aufträge, Arbeitsschutz, …


• Rechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement


• Einführung innerhalb von Tochtergesellschaften

Ergebnisse:

• Dokumentbasierte Prozesse werden vollständig über den digitalen Arbeitsplatz bearbeitet


• Revisionssichere Archivierung


• Enorme Effizienzsteigerungen in den Fachabteilungen


• Innovative Arbeitsweisen für ein innovatives Unternehmen

Seit Dezember 2022 besitzt d.velop die Mehrheit am App-Spezialisten Opwoco:

https://www.d-velop.de/presse/d-velop-uebernimmt-mehrheit-am-mobile-app-spezialisten-opwoco

Opwoco bedient mit Ihrer "Stadwerke App" unterschiedliche regionale Versorger in Deutschland.

Durch Themen, wie z.B. DMS, Digitale Signaturen, Mitarbeiter App, Stadtwerke App, Workflow- & Formularlösungen hat sich d.velop zu einem namhaften deutschen Softwarehersteller u.a. für Versorger entwickelt.

 

Herausforderung

Den Bewohnern der Stadt Landshut und Umgebung kostenlos und schnell einen Alltagshelfer zur Verfügung zu stellen und das insbesondere für die Funktionen des öffentlichen Nahverkehrs (ÖPNV) – intuitiv, schnell, einfach, erwartungskonform.

 

Lösung

Die SWLApp als praktischer Alltagshelfer rund um Mobilität und den wichtigsten Infos von den Stadtwerken Landshut – Verbindungs- und Fahrplanauskunft, Informationen zu Busumleitungen, Auslastungsanzeige der Parkhäuser, einen Störungsmelder.

 

Mehrwert

Bündelung von Services rund um das Thema Mobilität, Steigerung der Kundenbindung, Imagegewinn für die Stadt, Kommunikationsförderung, neuer Distributions- und Marketingkanal, tagesaktuelle Informationen, laufende Integration neuer Wunschfunktionen.

 

Details, siehe Anlage.

Ausgangslage:

• Starker Fokus auf Basis-DMS-Themenstellungen


• Dokumentation unterschiedlicher kritischer Infrastrukturen soll komplett digital erfolgen

 

Umsetzung

• Vorgangsstruktur für technische Anlagendokumentation auf Basis von On-Premises Systemen erarbeitet und implementiert.


• Dokumentierter Versand


• Scan und Analyse von technischen Dokumenten


• Starker Fokus auf Berechtigungen

Ergebnisse

• Das Template für die technische Anlagendokumentation ist auf unterschiedliche Infrastruktur-Projekte übertragen worden und somit vielfach im Einsatz


• Sämtliche Prozesse rund um technische Anlagendokumentation werden 100prozentig digital bearbeitet


• Jegliche Schritte im DMS, wie Änderungen an Dokumenten, der Versand usw. sind nachvollziehbar und dokumentiert

Die innovative Philosophie der STEINEL Gruppe zeigt sich nicht nur im technischen Fortschritt ihrer Produkte, sondern ebenso in der Unternehmensorganisation mit Workflow-gestützten Vorgängen. So werden mit Blick auf die Digitalisierung der Prozesse seit einigen Jahren verstärkt ECM-Lösungen von d.velop eingesetzt. d.3ecm als langzeitstabile Dokumentenablage gehört inzwischen zum Selbstverständnis ebenso wie das frühzeitige Scannen von Eingangsrechnungen in der Kreditorenbuchhaltung zur zeitnahen Bearbeitung der Rechnungen nach den GoBD-Erfordernissen.
Aber nicht nur sie werden archiviert, sondern ebenso kaufmännische Dokumente wie beispielsweise Ausgangsbelege, Konstruktionszeichnungen aus der Produktentwicklung, E-Mails und Verträge. Die Verträge werden mandantenspezifisch mit individuellen
Erinnerungen, die aus den Vertragsdaten abgeleitet werden, gespeichert. Zudem werden Konstruktionszeichnungen aus der Produktentwicklung elektronisch gespeichert und auch E-Mails werden digital archiviert. Das digital zu speichernde Belegvolumen beläuft sich jährlich auf ungefähr 720.000 kaufmännische Dokumente und auf etwa 2,15 Mio E-Mails/E-Mail-Anhänge.

Weiterführende Informationen können dem beigefügten Referenzbericht entnommen werden.

In Deutschland ist Stepstone mit mehr als sieben Millionen Besuchen monatlich (gemäß IVW) einer der stärksten und meist besuchten Online-Stellenmärkte. Die d.velop AG hat bei StepStone umfassende ECM-Lösungen auf Basis d.3-Systems realisiert. Mit der einhergehenden Optimierung verschiedener Verwaltungsabläufe konnten Produktivität und Leistungsqualität deutlich gesteigert werden.

Im Rahmen des ECM-Projektes bei der StepStone Deutschland GmbH in Düsseldorf wurden insbesondere die Abläufe bei der Vertragsbearbeitung, der Rechnungsstellung sowie der Auftragsabwicklung auf den Prüfstand gestellt. Durch die Umstellung von der papiergebundenen zur digitalen Verarbeitung und einer damit verbundenen Optimierung der verschiedenen Prozesse wurden erhebliche Potenziale zur Produktivitätssteigerung gehoben.

Begonnen hat die Erfolgsgeschichte in Deutschland 1962 – inzwischen gehört Tupperware zu den bekanntesten Begriffen im Haushalt, und daran soll sich auch zukünftig nichts ändern. Deshalb spricht das Unternehmen auch verstärkt die jüngeren Zielgruppen an. Hausintern ist man technologisch voll im Trend und setzt auf eine digitale Dokumentenverwaltung, genauer gesagt auf d.3ecm von d.velop.

Im praktischen Einsatz ist die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung bei Tupperware seit dem Sommer 2014, nachdem zuvor Mitarbeiter des Unternehmens auf dem d.forum 2013 erste Eindrücke von der d.velop-Lösung sowie dem Hersteller hinter dem Produkt gewonnen hatten und dann im Januar darauf die Entscheidung dafür getroffen worden war. „d.3ecm hat durch seine Idee und Struktur überzeugt“, begründet Saedtler und lobt auch gleichzeitig die fachliche Betreuung durch d.velop. „Wir haben während des Projekts eine sehr gute Unterstützung erhalten.“

Siehe beigefügte Success Story/ Fachartikel

Siehe beigefügte Success Story/ Fachartikel

Das UKS entschied sich im Jahr 2011 für die Einführung eines ganzheitlichen DMS Systems für Medizin, Verwaltung und Pflege auf Basis des Lösungsportfolios der d.velop AG. Die Einführung in den unter-schiedlichen Abteilungen erfolgte phasenweise bzw. in sich geschlossenen Arbeitspaketen. In der ersten Jahreshälfte 2016 wurde ein TR-RESiSCAN- Verfahren zum ersetzenden Scannen eingeführt.

Arbeitspaket 1 – Digitale Personalakte mit SAP HR (Produktivstart: Oktober 2012)
Einführung der digitalen Personalakte mit SAP HR
Externe Scan-Szenarien

Arbeitspaket 2 - Digitale Patientenakte Prototyp auf Basis IS-H/IS-H*MED (Produktivstart April 2013 in Urologie und HNO)
Externe sowie interne Scanszenarien
Einführung digitaler Signaturen im Rahmen der Scanszenarien
Realisierung der digitalen Patientenakte in d.3
Integration der digitalen Patientenakte IS-H/IS-H*MED

Arbeitspaket 3 – SAP Rechnungseingangsworkflowautomatisierung (Abnahme September 2013)
Einführung eines automatischen Eingangsrechnungsworkflows

Arbeitspaket 4 – Rollout Campus-Lizenz Digitale Patientenakte Gesamt-Klinikum (Produktivstart Dezember 2013 für 1.371 Betten)

Siehe beigefügte Success Story/ Fachartikel

Als im Mai 1946 die erste Handelsblatt-Ausgabe erschien, ahnte vermutlich niemand, welcher Erfolgskurs damit gestartet wurde. Denn sie prägte seitdem zunehmend die Wirtschaftspresse in Deutschland. Heute ist die Verlagsgruppe Handelsblatt GmbH & Co. KG das führende Medienhaus für Wirtschafts- und Finanzinformationen. Allein mit dem Handelsblatt und der WirtschaftsWoche werden täglich mehr als zwei Millionen Leserinnen und Leser erreicht, die anderen renommierten Fachtitel nicht mitgerechnet. Zur Verlagsgruppe Handelsblatt GmbH & Co. KG gehören zudem medienbezogene Serviceunternehmen und Beteiligungen wie beispielsweise der VDI-Verlag oder GBIGenios, einer der führenden Anbieter für elektronische Wirtschaftsinformationen im deutschsprachigen Raum.

80.000 Rechnungen schneller bearbeiten

Um ihr komplexes Geschäft effizient steuern zu können, setzt die Verlagsgruppe Handelsblatt zunehmend auf eine Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Dazu gehört u. a. die Einführung eines elektronischen Rechnungseingangsprozesses, um interne Abläufe zu vereinfachen und Zeit zu sparen. Im herkömmlichen Prozess wurden einzelne Rechnungen noch in Papierform durch die Unternehmensorganisation transportiert und wegen der notwendigen Kontierungsstempel von mindestens zwei Mitarbeitern manuell bearbeitet. Oft wurden auch noch zusätzliche Kopien von den jährlich etwa 80.000 Eingangsrechnungen erstellt.

Unternehmensweites DMS mit SAP-Integration

Unterstützung durch d.3ecm für die Bereiche:

- Entwicklung
- Vertrieb
- Kaufmännische Bereiche

Eingesetzte Systeme:

- SAP
- Outlook / Exchange
- Office
- CAD

Besonderheiten

- Eingangsrechnungsverarbeitung innerhalb von SAP
- Entscheidung für das Vertragsmanagement und die digitale Signatur gefallen. Einführung erfolgt 2023.

Eingangsrechnungsverarbeitung mit Navison in Verbindung mit d.3.

WimbergerHaus setzt seit 2012 die ECM-Software d.3ecm inklusive Bauakt und EDIFACT-Anbindung ein. Die visionären Vorstellungen des seit mehr als 30 Jahren bestehenden Familienunternehmens konnten erfolgreich umgesetzt werden.

Der Antrieb für den Einsatz eines DMS-/ECM-Systems, ergab sich aus dem Wunsch nach einem elektronischen Bauakt. Mit diesem sollte es möglich sein, Dokumente immer und sofort im Zugriff haben zu können und natürlich die Prozesse entscheidend zu verbessern. Norbert Königsecker, Geschäftsführer bei WimbergerHaus: „DMS war bei uns immer ein Thema, durch den Kontakt zur COUNT IT Group wurde es dann spruchreif.“ Bedingt durch die 250 Mitarbeiter an 5 Standorten waren die Abläufe mit viel Zeitaufwand, umständlichen Arbeitsschritten und verlangsamten Reaktionszeiten zwischen den Standorten verbunden.

Die WM SE gehört zu den leistungsstärksten Großhändlern für Kfz-Teile, -Zubehör, Reifen und Werkstattausrüstungen in ganz Europa. Mit mehr als 175.000 katalogisierten Artikeln bietet WM SE an über 90 Standorten ein umfassendes Warensortiment für Autohandel und Kfz-Werkstätten rund um PKW, NKW und Zweiräder.

Projektinhalte und -ziele
Mit der globalen Entscheidung für die d.3ecm Suite der d.velop AG wurde die Grundlage für eine komplette Neuausrichtung und Modernisierung der papier- und dokumentengebundenen Prozesse im Wege der Digitalisierungsstrategie der WM SE Unternehmensgruppe für die kommenden Jahre geschaffen.

Wichtige Teilprojekte aus der gemeinsamen Projektlandkarte der nächsten Jahre sind die Anbindung der strategischen SAP HANA Umgebung zur Revisionssicheren Langzeitarchivierung sämtlicher SAP Ausgangsbelege und ADK Dateien, der Migration der derzeitigen IBM Archivierungslösung in das neue Zielsystem sowie der regelbasierenden Postfacharchivierung Outlook | Exchange für 3.000 Postfächer.

Die Umsetzung und Betrieb der Lösung erfolgt auf virtualisierten Umgebungen. Die Speicherung der Daten und Dokumente aus dem Business Anforderungen Compliance und Non-Compliance erfolgt auf FAST LTA Silent Cube Systemen als 19” Rack Variante mit einem Einstiegsvolumen von 10 TB.