Diamant Software GmbH / Diamant/4 Rechnungswesen und Controlling

100 Einrichtungen werden als Geschäftseinheit geführt. Dadurch ist es möglich, z. B. Spenden pro Einrichtung auszuweisen bzw. abzugrenzen. Berichte (wie Bilanzen oder Gewinn- und Verlustrechnungen) erzeugt die Software automatisch. Mit den zentralen Stammdaten lassen sich Änderungen synchronisiert an alle Einrichtungen weitergeben.

•  Intercompany-Buchungen: Eingehende Rechnungen, die sich nicht ausschließlich einer Einrichtung zuordnen lassen, werden direkt bei der Erfassung gesplittet und verteilt.


• Lange Buchungsabstimmungen zwischen den Einrichtungen entfallen. Der lückenlose Belegfluss sorgt für eine vollständige, fehlerfreie Buchungsübergabe mit nur minimalem manuellem Aufwand.


• Diamant gewährleistet ein Mahnwesen mit automatisierten Mahnläufen. Mahnvorschläge lassen sich pro Einheit generieren.

Die jüngst eingeführte Diamant Faktura nutzt die AWO Weser Ems insbesondere für Intercompany-Vorgänge sowie den nicht-Klienten bezogenen Bereich. Jährlich werden hier einige Tausend Ausgangsrechnungen erzeugt. Da die Faktura bereits standardisiert eine integrierte Schnittstelle zu Diamant besitzt, gelang die Umstellung zügig und unkompliziert.

Der modulare Aufbau der Software unterstützt Berg, seine Strategie fortzuführen und umzusetzen:

• Automatisiert: Kontoauszüge lassen sich automatisiert in Diamant importieren. Das sorgt für deutliche Zeitersparnis bei der Routinearbeit. Über eine Schnittstelle zum ERP-System gelangen die Daten der Ausgangsrechnungen automatisch vom ERP-System ins Rechnungswesen.


• Integriert: Über eine Standardschnittstelle ist das Dokumentenmanagementsystem ELO professional angebunden. Die archivierten Belege lassen sich, direkt aus Diamant heraus, am Arbeitsplatz, anzeigen. Der „Gang in den Keller“ entfällt.


• Die integrierte Business Intelligence Software dient der Analyse von Forderungen und Fälligkeitsstrukturen – differenziert nach Ländern. Dabei lassen sich Daten aus der Finanzbuchhaltung und der Kosten- und Leistungsrechnung einbeziehen. Zeitaufwendiges doppelt erfassen entfällt.


• Auch die Anlagebuchhaltung kommt jetzt von Diamant Software. Das bedeutet: ein System, 100 % Schnittstellenintegration und verfeinerte Auswertungsmöglichkeiten.


• Mit dem integrierten Rechnungseingangsmanagement ist ein großer Schritt nach vorn gelungen: Es herrscht vollständige Transparenz über den Finanzstatus. – Die Bearbeitung ist immer im Blick. – Eingangsrechnungen lassen sich von überall genehmigen. Künstliche Intelligenz soll hier den Automatisierungsgrad zukünftig weiter erhöhen.

Das Diakonische Werk hat sich für eine neue Softwarelösung entschieden und die Rechnung ist aufgegangen. Im Unternehmen wurde im Jahr 2019 zunächst Diamant 2020 eingeführt, drei Jahre später erfolgte der Umstieg auf Diamant/4.

Im Einsatz sind neben der Finanzbuchhaltung die Anlagenbuchhaltung, das Modul Kassenbuch und das Rechnungseingangsmanagement. Für das Controlling wurde bereits vor Einführung von Diamant ein Programm erworben, das für diese Zwecke genutzt wird. Per Schnittstelle werden alle Buchungsdaten in die Controlling-Software übertragen und stehen dort für die weitere Verarbeitung zur Verfügung.

Im Ergebnis hat sich die Investition in das neue Programm Diamant gelohnt, es konnten Personalkosten in Höhe einer Vollzeitbuchhaltungskraft eingespart werden.

effexx forciert innovative Lösungen: Diamant/4 ist ein richtiger und wichtiger Schritt in die Zukunft. Direkt überzeugt hat die Oberfläche. Individuelle Dashboards für Geschäftsführung oder Projektleiter gestalten die Arbeit übersichtlicher. Die jeweiligen Kacheln sind auf das Wesentliche fokussiert und zentral gepflegt. Die Mandantenübersicht (als Leiste) vereinfacht das Mandantenmanagement deutlich und beschleunigt das Buchen in mehreren Mandanten. Die zweite wesentliche Verbesserung ist die deutlich höhere Geschwindigkeit als zuvor im Rich Client.

Transparenz ist für effexx elementar: Die integrierte Business Intelligence-Software bietet individuelle Informationen – etwa um Großprojekte exakt im Blick zu behalten. Wer welche Daten einsehen kann, lässt sich über Zugriffsrechte steuern. Die Praxis zeigt: Maßgeschnittene Berichte forcieren selbstständiges Handeln. Die Mitarbeitenden wünschen sich sogar weitere Auswertungsmöglichkeiten, um ihr Tätigkeitsfeld optimieren zu können. 

Digitales Rechnungseingangsmanagement

• Zahlreiche Automatisierungsmöglichkeiten, über verschiedene Funktionalitäten hinweg ermöglichen, um 30-40 % effektiver zu arbeiten (10.000 Eingangsrechnungen jährlich)


• Jeder prüft „seine“ Rechnungen. Der Aufwand ist denkbar gering. Die Suche nach verlorenen Rechnungen hat ein Ende.


• Die Buchhaltung hat jederzeit im Blick, welche Rechnungen im Haus sind und wer sie gerade bearbeitet. Skontofristen lassen sich s

Mit einer Umstrukturierung wechselt die igefa auf Diamant/4. Aktuell läuft die Projektierung. Ziel ist, weiter zu automatisieren bzw. zu vereinfachen: Beispielsweise ist der Mandanten übergreifende Blick auf Offene Posten nochmal deutlich verschlankt, ebenso wie der automatisierte Import von Avisen. Dazu kommen neue Möglichkeiten bei Reporting und Analyse: Allen voran, selbst schnell eigene Reports zu erstellen.

Effektiv konsolidieren

Intercompany Buchungen verrechnen automatisch alle internen Belege miteinander. Eingehende Rechnungen, die sich nicht eindeutig zuordnen lassen, splittet und verteilt die Software direkt bei der Erfassung. Lange Buchungsabstimmungen zwischen verbundenen Unternehmen entfallen: Für eine vollständige und fehlerfreie Buchungsübergabe ohne manuellen Aufwand.

Stammdaten synchronisieren

Mit der zentralen Stammdatenverwaltung lassen sich die Stammdaten des Verbunds einheitlich und zentral verwalten: Es genügt, Kunden- und Lieferantendaten sowie Sachkonten einmal anzulegen − und anschließend über alle 22 Mandanten zu synchronisieren. 

Automatisiert & integriert

Die automatische Verarbeitung avisierter Zahlungen, inklusive ausziffern Offener Posten, senkt den manuellen Bearbeitungsaufwand. Die Rechnungsdaten fließen aus dem Warenwirtschaftssystem ein – angebunden über das firmenweite Virtual Private Network.

Die international tätige Firmengruppe konnte mit Diamant die Konsolidierung weitgehend automatisieren. Geschäftsleitung und Banken verfügen zeitnah über Informationen zur Finanz- und Ertragslage. Entsprechend den internationalen Konzernstrukturen nutzt Rampf die englische Oberfläche.

• Die Konzernbuchhaltung lässt sich einfach an veränderte Bedingungen anpassen – wie weitere Währungen, Rechnungswesen Systeme oder Unternehmen. Ein separater Konsolidierungsmandant sorgt für volle Flexibilität.


• Einheitliche Struktur über alle Mandanten: Es genügt, Kunden, Lieferanten und Sachkonten einmal anzulegen – diese lassen sich über alle Mandanten synchronisieren.


• Alle Auswertungs- und Berichtspositionen sind per Drop Down direkt mit den Einzelbuchungen verknüpft.


• Differenzen zurückverfolgen: Alle konsolidierten Positionen haben einen Herkunftsnachweis. Per Doppelklick auf eine Berichtsposition sieht man die zugrundeliegenden Salden, Konten und Belege.


• Transaktionen im Rahmen der Abschlussarbeiten werden als echte Buchungen durchgeführt. Sich wiederholende Vorgänge – etwa Abschreibungen oder Eliminierungen – lassen sich automatisieren.

Der Rechnungseingangsprozess- vom Erfassen der Belege bis zur Ablage – ist mit dem integrierten Rechnungseingangsmanagement digital doppelt so schnell erledigt. Ein wichtiger Entscheidungsgrund war die GoBD konforme Archivierung. Der Logistik Spezialist archiviert Eingangsrechnungen komplett in der Revisionssicheren Cloud Ablage. So sind diese sicher in einem deutschen Rechenzentrum gespeichert. Niemand muss mehr lange in Ordnern suchen.

Entlang der Wertschöpfungskette ließ sich ein unternehmensweites Controlling aufbauen: Die Software liefert wichtige Entscheidungshilfen, basierend auf Entwicklungen und Umsätzen. Das Rechnungswesen enthält bereits die für das Controlling relevanten Zahlen. Mit der Kostenrechnung kann die Spedition diverse Kostenrechnungsmodelle abbilden, wie Ist- und Plankostenrechnung.

Die integrierte Business Intelligence Software ermöglicht detaillierte Analysen. Reportings lassen sich durch Grafiken, Tabellen und Ampeln visuell optimieren und automatisiert an die Verantwortlichen mailen. Das hat die Transparenz im Unternehmen deutlich erhöht. Dazu können Führungskräfte selbst schauen, wie sich „ihre“ Kosten entwickeln und bis auf Belegebene hinunterscrollen.

Als hilfreich erweist sich auch die Rechtevergabe, um sensible Daten zu schützen. Rechte lassen sich granular setzen, so dass jeder nur die jeweils relevanten Daten sieht.

Rechnungseingangsmanagement
Die Erkennungsquote war mit 80% von Anfang an hoch. Die intelligente Rechnungserkennung lernt laufend weiter dazu. So wird der papierlose Rechnungseingangsprozess immer effizienter und sicherer. Für Hiller ein wesentliches Automatisierungstool. Die Lösungen war innerhalb weniger Tage installiert und eingerichtet, einschließlich dem Wechsel zu Diamant/4. 

• Transparenz zu: welche Rechnungen sind im Umlauf, wo befinden sie sich im Prozess, Fristen und Fälligkeiten


• Manuelle Tätigkeiten von mehreren Wochenstunden entfallen 


• mobil nutzbar und für Anwender selbsterklärend


• Genehmiger und Kostenstellen werden direkt erkannt

Revisionssichere Ablage: Mehr Sicherheit, weniger Aufwand:

• Ursprungsbelege jederzeit abrufbar


• erleichtert Rückfragen und Prüfprozesse


• nahtlose Integration ins System


• Rechtssicherheit durch digitales Archiv


• Papierbelege werden direkt ersetzt und korrekt abgelegt

Faktura: Hier galt es, sowohl Individualrechnungen für Großkunden zu berücksichtigen als auch die Artikelverwaltung, bzw. aktuelle Preise, einzubeziehen. Für Hiller eine kompakte, effiziente Lösung.

Controlling: Die Kostenrechnung nutzt die Gruppe zur Wirtschaftlichkeitsrechnung (Deckungsbeitrag, Rentabilität). Die schnellere Navigation in Diamant/4 hilft, um von Kostenstellen in Einzelbelege zu kommen und zurück − ohne über die Startseite zu gehen.